Controllo di gestione per PMI: cos'è e come iniziare

In quasi tutte le PMI che seguiamo, prima di avviare un percorso di controllo di gestione, i dati aziendali vivono in due posti ben distinti.

Il primo è il gestionale: numeri, report, tabelle, l’insieme dei dati oggettivi che il software contabile o gestionale produce, spesso consultati solo a consuntivo, magari una volta l’anno in occasione del bilancio.

Il secondo è la testa del titolare: l’esperienza accumulata negli anni, le intuizioni maturate sul campo, la memoria di come sono andate le cose in passato.

Sono due mondi separati che, nella pratica quotidiana, raramente si incontrano in modo strutturato.

Questa separazione ha un costo, spesso invisibile finché non si manifesta in un momento di difficoltà: le decisioni vengono prese incrociando informalmente numeri e sensazioni, senza un sistema che le renda coerenti e verificabili nel tempo.

Le domande a cui il fatturato non risponde

Proviamo a fare un esercizio pratico.

Se chiediamo a un imprenditore quanto ha fatturato l’anno scorso, la risposta arriva quasi sempre con precisione.

Se chiediamo quali sono i costi fissi, la risposta arriva comunque, magari con un margine di approssimazione minore.

Ma se chiediamo qual è il margine reale su ogni singolo prodotto o servizio venduto (non il margine teorico calcolato a listino, ma quello effettivo, al netto di tutti i costi diretti e indiretti) la risposta diventa spesso più incerta.

Se chiediamo quale sarà la liquidità disponibile tra sessanta giorni, considerando gli incassi previsti e i pagamenti già programmati, la risposta è spesso una stima approssimativa.

Se chiediamo qual è il costo reale di ogni dipendente, comprensivo di tutti gli oneri diretti e indiretti, non solo dello stipendio lordo, la risposta richiede spesso un calcolo che nessuno ha mai fatto con precisione.

Sono proprio queste le domande che fanno la differenza tra un’impresa che decide sui numeri e un’impresa che decide sulle sensazioni.

Cos’è il controllo di gestione

Il controllo di gestione è l’insieme di strumenti e processi che permette di rispondere a queste domande con regolarità, non una tantum, non solo a fine anno, ma ogni mese, prima che eventuali criticità si trasformino in problemi seri e difficili da correggere.

Concretamente, significa costruire un sistema che tenga traccia dei margini per prodotto o linea di business, che produca proiezioni di liquidità aggiornate periodicamente, che calcoli il costo pieno di ogni risorsa aziendale, dai dipendenti alle attrezzature.

Non richiede necessariamente software complessi o investimenti ingenti: richiede metodo, disciplina, e la volontà di costruire un sistema informativo che unisca finalmente il gestionale e l’esperienza del titolare in un’unica fonte affidabile.

Perché non è uno strumento per le grandi aziende

Un pregiudizio comune tra i titolari di PMI è pensare che il controllo di gestione sia uno strumento riservato alle grandi aziende, con strutture organizzative complesse e risorse dedicate.

È esattamente il contrario.

Le grandi aziende, spesso, hanno già funzioni dedicate a questo compito.

Le PMI, invece, sono proprio le realtà che più beneficiano di un sistema strutturato, perché spesso mancano di un presidio dedicato e le decisioni finiscono per basarsi prevalentemente sull’esperienza personale del titolare, preziosa, ma limitata e difficile da trasferire se l’azienda cresce o il titolare si trova a dover delegare.

Da dove iniziare

Il consiglio pratico per chi vuole avviare un percorso di controllo di gestione è iniziare in modo graduale: individuare i tre o quattro indicatori più critici per la propria attività specifica (che possono variare molto da un settore all’altro) e costruire un sistema semplice per monitorarli con cadenza mensile.

Non serve partire con un sistema complesso: serve partire e mantenere la disciplina di aggiornarlo nel tempo.

Prevedi. Controlla. Decidi.

È un ciclo semplice nella sua formulazione, ma che rappresenta una delle differenze più significative tra le imprese che crescono in modo solido e quelle che si trovano, periodicamente, a rincorrere problemi che potevano essere anticipati.